Het belang van certificeren
Introductie
Essentie van certificering
Bij certificering geeft een derde partij – de certificatie instelling - na een succesvol afgeronde en onafhankelijk uitgevoerde toetsing een formele (schriftelijke) verklaring af. Deze verklaring geeft aan dat een product, processtap of vorm van dienstverlening voldoet aan specifieke voorschriften.
De voorschriften waarop de verklaring betrekking heeft kunnen een nationaal of internationaal karakter hebben of voortkomen uit sector specifieke normen.
Certificering is een vrijwillige benadering die via de opdrachtgever wordt uitgevoerd door een certificatie instelling die onafhankelijk is van zowel gecertificeerde bedrijven als overheidsinstellingen.
Meerwaarde van certificering
Tegenwoordig worden ondernemers steeds vaker geconfronteerd met toenemende eisen van de zijde van opdrachtgevers alsmede van de kant van overheidsinstanties.
Om aan deze eisen te kunnen voldoen is het dan ook van belang om zich bewust te zijn van risico’s in bedrijfsvoering. Door beheersing van risico’s wordt immers uiteindelijk bereikt dat er controle is op het kunnen voldoen aan eisen en verwachtingen van klanten en andere belanghebbenden.
Deze ontwikkeling is van grote invloed geweest op de wijze waarop de ISO 9001:2000 norm – en daarmee vele afgeleide normen – zich gaandeweg meer is gaan richten op het beheersen van het bedrijfsproces en klanttevredenheid.
De directe consequentie voor certificering en daarmee de praktijkaudit is dat de meerwaarde van certificering ligt in de beheersing van bedrijfsrisico’s en het voorkomen of verminderen van (faal)kosten.
Risicogebieden
In het algemeen kunnen bedrijfsrisico’s onderscheiden worden op basis van aandachtsgebieden. Afhankelijk van bedrijfsomvang- en activiteit en de branche waarin een onderneming actief is, zullen de relevante bedrijfsrisico’s variëren.
Kwaliteit
Het algemene risico inzake kwaliteit concentreert zich rondom het gegeven niet te kunnen voldoen aan de verwachtingen van de klant of opdrachtgever. Hierdoor zal uiteindelijk de orderportefeuille afnemen en de continuïteit van de onderneming zelf in gevaar komen.
Veiligheid
Bij veiligheidsrisico’s draait het in het algemeen om het niet kunnen voldoen aan de veiligheidseisen die zowel opdrachtgevers als overheden stellen. Ook hier kan de continuïteit van de onderneming in gevaar komen. Te denken valt bijvoorbeeld aan aansprakelijkheid bij bedrijfsongevallen, verlies van reputatie en uitval van personeelscapaciteit.
Milieu
Risico’s rondom milieu kunnen vaak gekoppeld worden aan het niet kunnen voldoen aan de milieu-richtlijnen die worden opgelegd door lokale en nationale overheidsinstellingen.
Tegenover het niet voldoen aan wet- en regelgeving staat een steeds strenger wordend sanctiebeleid, hetgeen in het uiterste geval kan leiden tot een verplichte herlocatie of zelfs (tijdelijke) bedrijfssluiting.
Personeel
Het niet kunnen voldoen aan de steeds hoger wordende verwachtingen van personeel inzake opleiding, arbeidsvoorwaarden etc. in een snel veranderende arbeidsmarkt is een bedrijfsrisico dat voor veel bedrijven herkenbaar is. Op den duur zal de werkgever moeite krijgen met het werven van nieuw en vakbekwaam personeel. Bovengemiddeld personeelsverloop vormt een rechtstreekse bedreiging voor de continuïteit.
Iedere ondernemer zal bepaalde risico’s van toepassing achten. De risico’s zullen van bedrijf tot bedrijf en van branche tot branche verschillen.
Het is dus van belang om voor elke organisatie afzonderlijk een duidelijk beeld te hebben van de risico’s die men loopt. Tevens is het van belang om hierin een gradatie aan te brengen. Beeldvorming omtrent de risico’s en de wijze waarop deze te beheersen is voor de ondernemer essentiëel. Evenals het stellen van duidelijke prioriteiten.
Hoe groter het risico, hoe sterker de behoefte om het risico formeel en gestructureerd te beheersen. Indien de ondernemer de risico’s heeft geïnventariseerd dan zal het management een beheers-structuur op willen zetten. Een dergelijke beheersstructuur kan worden opgezet aan de hand van internationaal erkende normen:
kwaliteit/bedrijfsvoering: ISO 9001:2000
milieu: ISO 14001:2004
veiligheid: OHSAS 18001
Deze normen hebben een vergelijkbare structuur en kunnen makkelijk in een algeheel management-systeem worden opgenomen. De voordelen van een integraal managementsysteem dat op deze wijze ontstaat zijn bijvoorbeeld:
-één beheersstructuur voor alle door de ondernemer belangrijke geachte risico’s en gewenste werkwijze
-één handboek, derhalve overzicht
-meer draagvlak onder het personeel voor het managementsysteem, slechts één procedure per processtap
-één interne audit op alle deelgebieden i.p.v. aparte interne audits
-één externe audit op alle deelgebieden i.p.v. aparte externe audits
-inzicht van het management in de wijze waarop de organisatie het totale bedrijfsbeleid in de praktijk ten uitvoer brengt
Per processtap worden de risico’s op kwaliteit, veiligheid en milieu bepaald. Daarna worden deze risico’s geanalyseerd en in één beheersstructuur opgenomen.
Om te kunnen beoordelen of de juiste risico’s zijn geïnventariseerd en of de beheersstructuur ook effectief is, zullen in het systeem meetpunten moeten worden ingebouwd. Door middel van deze meetpunten kan de organisatie zich ook gaan richten op verbeteringen. Ook zal het systeem getoetst kunnen worden door een certificerende instelling om de effectiviteit ervan onafhankelijk aantoonbaar te maken voor zowel het management, aandeelhouders en andere belanghebbenden.
Samenvatting: risicobeheersing en continuïteit
De keuze voor certificering is – los van het hieraan verbonden certificaat en het gebruik maken van logo’s voor publicitaire doeleinden – een kwestie van afweging op de beheersing van bedrijfsrisico’s en continuïteit. In het verlengde hiervan staan klant- tevredenheid en kostenbeheersing centraal.